放課後等デイサービスや児童発達支援の施設で、以下のような光景を見たことはないでしょうか。
スタッフが手書きで「支援記録」を作成している。利用者の出退勤管理をExcelで行っている。請求処理に多くの時間を費やしている。
これらの光景は、実は「経営上の大きな損失」を生み出しているのですが、多くの施設長はその損失に気づいていません。
なぜなら、その損失は「目に見えない形」で発生しているからです。
チラシ印刷費のように「請求書が来る」わけではなく、「スタッフが毎月、何時間も費やしている業務」という形で、静かに、しかし確実に、経営資源が消費されているのです。
本記事では、業務システムの老朽化・非効率さが、実際にはどの程度の経営損失をもたらしているのか、そしてそれを改善することで、どのような効果が期待できるのかについて、具体的に解説します。
目次
老朽化・非効率なシステムで生じる現象
スタッフが「手書き」「Excelでの手入力」といった非効率なシステムに頼っている施設では、どのような問題が生じるのでしょうか。
スタッフの残業時間が増加する
業務システムが非効率であれば、その分、「業務に費やす時間」が増加します。
例えば、支援記録を手書きで作成する場合、パソコンでテンプレートから自動入力する場合と比較して、2～3倍の時間がかかります。
月間20名の利用者の記録作成に、毎日1時間、月間20時間を費やしているとすれば、効率化により「月間20時間の削減」が期待でき、それは「人件費で換算すると、月間20～30万円の経営損失」に相当するのです。
データの正確性が低下する
手書きやExcel手入力では、入力ミス、記入漏れ、重複入力といった「データエラー」が発生する可能性が高くなります。
このエラーが、後々の「加算申請」「請求処理」「監査対応」といった場面で問題となり、さらなる「修正作業」を招くという悪循環が生まれるのです。
業務効率が組織全体に波及する
データ入力に時間がかかるということは、その情報を必要とする他の業務も、その待機時間の分だけ遅延します。
例えば、利用者の月間記録がまとまるまで時間がかかれば、「保護者への月間報告」も遅れ、「加算申請」の準備も遅れるという、連鎖的な非効率が生じるのです。
スタッフのモチベーションが低下する
毎日、単調な手入力作業に費やされる時間が多いと、スタッフは「やりがいのない業務に時間を奪われている」という感覚を持つようになり、モチベーションが低下します。
その結果、スタッフの離職率が増加し、採用コストが増加するという、さらなる経営損失につながるのです。
経営判断に必要なデータが、タイムリーに得られない
業務がシステム化されていなければ、経営層が「月間の利用者数」「利用率」「スタッフの業務負荷」といった重要な経営指標を、リアルタイムで把握することができません。
その結果、経営判断が「過去のデータ」や「推測」に基づくものになり、「タイムリーな対応」ができなくなるのです。
実際に生じた事例
では、業務システムの老朽化・非効率さにより、実際にどのような経営損失が生じているのか、具体的な事例で見てみましょう。
事例1：非効率なシステムによる隠れた経営損失
状況
児童発達支援施設A。スタッフ6名、利用者20名の施設。
支援記録は「手書き」で作成されており、月間の記録作成に要する時間は、以下の通りでした。
- スタッフ6名が、1人あたり月間15時間、支援記録作成に費やしている
- 合計：月間90時間
また、請求処理も「Excelの手入力」で行われており、毎月、以下の作業が発生していました。
- 利用者情報の入力：月間10時間
- 加算の確認・計算：月間8時間
- 請求額の確認・修正：月間6時間
- 合計：月間24時間
月間の総業務時間：114時間
時給を2,000円で換算すると、月間で「228,000円の人件費」が、記録・請求処理に費やされていました。
年間では、「2,736,000円」です。
さらに問題だったのは、これらの業務が「スタッフの残業時間」として計上されていたため、割増賃金の対象になっていました。
時給を2,500円（25%割増）で計算すると、年間で「3,420,000円」の人件費が発生していたのです。
さらに隠れた損失
それだけではありませんでした。業務が非効率であることによる、さらなる損失が隠れていました。
- 記録の入力ミスにより、月1～2件程度、「加算要件を満たしていないのに申請してしまう」というエラーが発生。返納金が月間5～10万円程度発生
- 記録の遅延により、保護者への月間報告が「3～4日遅れ」になることが常態化。保護者からの「報告が遅い」というクレームが月1～2件
- スタッフが「記録作成」という単調業務に疲弊し、スタッフAが「業務負荷が大きい」という理由で退職。新人採用・教育に月間20万円程度のコスト
年間の総経営損失：4,000,000円超
事例2：業務システム導入による経営改善
状況
放課後等デイサービスB。スタッフ8名、利用者30名の施設。
施設長が「業務システムの非効率さが経営上の大きな課題である」ことに気づき、包括的な業務システム導入に取り組むことにしました。
導入したシステムは以下の通りでした。
支援記録システム
- テンプレート化された支援記録フォーム
- スタッフが、支援終了後に、パソコンやタブレットから5分程度で入力可能
- 入力された記録は、自動的にクラウドに保存
出退勤管理システム
- 利用者の入出施設を「タブレット」でタッチするだけで記録
- 利用時間が自動計算され、請求処理に直結
請求処理システム
- 出退勤データから、自動的に請求額を計算
- 加算要件も、事前に設定されたルールに基づいて、自動判定
- 月末に、ワンクリックで「請求一覧」を生成
導入前後での業務時間の変化は、以下の通りでした。
導入前の業務時間
- 支援記録作成：スタッフ8名 × 月間15時間 = 120時間
- 出退勤管理：月間12時間
- 請求処理：月間24時間
- 合計：月間156時間
導入後の業務時間
- 支援記録入力：スタッフ8名 × 月間3時間 = 24時間（支援終了時に即座に入力）
- 出退勤管理：月間2時間（システムが自動計算）
- 請求処理：月間3時間（システムが自動生成、最終チェックのみ）
- 合計：月間29時間
削減できた業務時間：月間127時間
時給2,000円で換算すると、月間「254,000円の人件費削減」、年間で「3,048,000円の削減」が実現されたのです。
その他の効果
それだけではありませんでした。効率化により、以下のような波及効果が生じました。
- 記録の入力ミスがほぼ0に低下。返納金が月1件以下に削減（年間で約50万円の改善）
- 支援記録が即座に完成するため、保護者への月間報告が「翌営業日」にはできるようになり、クレームが消滅
- スタッフが「記録作成」の単調業務から解放され、「利用者支援」や「スタッフ間の情報共有」により多くの時間を割くことが可能に。スタッフの離職率が低下（採用コスト削減）
- システムに蓄積されたデータを活用して、「月間利用状況の分析」「支援効果の測定」が容易になり、経営判断の質が向上
年間の総経営改善効果：4,000,000円超
事例3：データの活用による経営戦略の改善
状況
児童発達支援施設C。業務システムの導入と同時に、蓄積されたデータを「経営判断」に活用する取り組みを開始しました。
具体的な活用例
利用者数の変動分析
システムから「月間利用者数」「利用時間帯別の利用者数」「利用者年齢層別の分布」などのデータを抽出し、分析。
その結果、「放課後の時間帯」の利用が不足していることが判明。この時間帯に特化した「学習支援プログラム」を新たに開発し、新規利用者を獲得することに成功。
月間5～6名の新規利用者追加に至りました。
スタッフの業務負荷分析
スタッフごとの「支援時間」「記録作成時間」「その他の業務時間」をシステムから抽出。
その結果、特定のスタッフに「業務負荷が集中している」ことが判明。業務の再配分を行い、スタッフの満足度が向上。
離職防止につながりました。
加算取得状況の分析
各加算の「取得率」「取得できていない理由」をシステムから分析。
その結果、「特定の加算の要件が複雑で、要件を満たしているのに申請されていない」という問題が判明。スタッフ研修を実施して対応。
月間の加算取得額が5％程度向上し、月間10～15万円の収益増加につながりました。
「隠れた経営損失」の正体
では、業務システムの老朽化・非効率さが生み出す「隠れた経営損失」とは、具体的には何か、整理してみましょう。
損失1：スタッフの残業時間増加による人件費の増加
非効率なシステムにより、スタッフが余計な業務時間を費やしている場合、その時間は「残業」として計上されることが多いです。
残業は、通常の時給に「割増率（通常25％以上）」が適用されるため、「本来は不要な人件費」が大幅に増加するのです。
この損失は、月単位では数十万円、年単位では数百万円に達することもあります。
損失2：データエラーによる返納金・修正コスト
手書きやExcelでの手入力は、入力ミスが発生しやすいです。
加算申請の誤りにより返納金が発生したり、請求額の誤りにより後から修正作業が発生したりすれば、それは直接的な経営損失につながるのです。
損失3：業務遅延による顧客満足度低下
支援記録作成が遅れれば、保護者への月間報告も遅れます。
その結果、保護者の不満が溜まり、利用者の退会につながることもあります。
これは「見えない形」での利用者減少であり、月単位では数万円、年単位では数十万円の収益損失につながることがあります。
損失4：スタッフモチベーション低下による離職増加
単調な入力作業に時間を費やすことが続けば、スタッフのモチベーションは低下し、離職率が増加します。
新人採用・教育にかかるコストは、1名あたり20～50万円程度。複数名の離職が発生すれば、年間で100万円超の損失につながるのです。
損失5：経営判断の質の低下による機会喪失
リアルタイムで経営データが得られなければ、「タイムリーな経営判断」ができません。
その結果、「今、力を入れるべき事業領域」「今、改善すべき業務」を見逃し、競争上の優位性を失うという、長期的な経営機会の喪失につながるのです。
業務システムの老朽化の影響範囲
業務システムの老朽化・非効率さは、施設全体に波及する影響を持っています。
支援の質への影響
スタッフが「記録作成」に時間を費やしていれば、その時間は「利用者支援」から奪われます。
支援の準備が不十分になり、支援の質が低下するという直接的な影響が生じます。
保護者満足度への影響
記録作成の遅延により、保護者への月間報告が遅れれば、保護者は「施設が十分に子どもの様子を把握していないのではないか」という疑いを持つようになります。
スタッフ満足度への影響
業務効率が悪ければ、スタッフの負担が増加し、労働環境が悪化します。
結果として、スタッフの離職率が増加し、組織が不安定になります。
経営判断の質への影響
リアルタイムで経営データが得られなければ、「今、何をすべきか」を正確に判断することができず、経営戦略が「後手」になってしまいます。
業務システムを改善する方法
では、業務システムの老朽化・非効率さを改善する場合、どのような方法があるでしょうか。
方法1：支援記録システムのデジタル化
課題
手書きで支援記録を作成している場合、以下のような課題が生じています。
- スタッフが、支援終了後に、事務室で「手書き」で記録を作成するため、時間がかかる
- 記入漏れや誤記がある
- 記録が、複数の場所に分散して保存される
改善方法
デジタル支援記録システムの導入により、以下のような改善が実現されます。
- スタッフが、支援現場で「タブレット」などを使用して、リアルタイムで記録を入力
- テンプレート化により、記入項目が明確になり、記入漏れが防止される
- 記録が、自動的にクラウドに保存され、共有が容易になる
- 記録作成にかかる時間が、月間90時間から月間30時間程度に削減される
導入にかかる費用
システム費：月間5,000～20,000円程度（クラウド型の場合） タブレット購入費：1台あたり3～5万円程度（3～4台の導入が目安）
投資対効果
月間60時間の業務削減 × 時給2,000円 = 月間120,000円の人件費削減 年間：1,440,000円
システム・機器の年間コスト：500,000～700,000円程度
純利益：年間700,000～1,000,000円
方法2：出退勤管理システムのデジタル化
課題
Excelで利用者の出退勤を手入力している場合、以下のような課題が生じています。
- 入力ミスが頻繁に発生する
- 利用時間の計算を、スタッフが手動で行う必要がある
- 請求処理との連携が手動である
改善方法
出退勤管理システムの導入により、以下のような改善が実現されます。
- 利用者が「入退施時刻板」をタッチするだけで、自動的に出退勤が記録される
- 利用時間が、自動的に計算される
- データが、請求処理システムと自動連携される
導入にかかる費用
システム費：月間3,000～10,000円程度 タッチボード購入費：1～2万円程度
投資対効果
月間12時間の業務削減 × 時給2,000円 = 月間24,000円の人件費削減 データ入力ミス削減による返納金削減：月間5～10万円（年間60～120万円）
年間：600,000～1,300,000円の改善効果
システム・機器の年間コスト：150,000～200,000円程度
純利益：年間400,000～1,100,000円
方法3：請求処理システムのデジタル化
課題
Excelで請求を手入力している場合、以下のような課題が生じています。
- 入力ミスが頻繁に発生する
- 加算要件の確認と計算に、多くの時間がかかる
- 請求額の修正作業が、月単位で発生する
改善方法
請求処理システムの導入により、以下のような改善が実現されます。
- 利用者情報、利用時間、加算情報が、自動的に連携される
- 請求額が、自動的に計算される
- 加算要件の確認も、自動的に行われる
- 月末に、ワンクリックで「請求一覧」が生成される
導入にかかる費用
システム費：月間10,000～30,000円程度（包括的な請求システムの場合）
投資対効果
月間24時間の業務削減 × 時給2,000円 = 月間48,000円の人件費削減 請求ミス削減による返納金削減：月間5～10万円（年間60～120万円）
年間：600,000～1,300,000円の改善効果
システムの年間コスト：300,000～500,000円程度
純利益：年間100,000～1,000,000円
方法4：データ分析機能による経営判断の質向上
業務がシステム化されると、蓄積されたデータを「経営判断」に活用することができます。
活用例
利用者分析
- 「月間利用者数の推移」から、市場需要の変化を把握
- 「利用時間帯別分析」から、新規プログラムの開発機会を発見
- 「利用者属性別分析」から、ターゲット層の変化を把握
スタッフ分析
- 「スタッフ業務時間の分析」から、業務配分の最適化を検討
- 「支援時間の分析」から、支援効果の高いスタッフの特定
財務分析
- 「加算取得率の分析」から、取得漏れの改善を検討
- 「月間収益の推移」から、収支改善の機会を発見
これらの分析に基づいた経営判断が、月間数万円～数十万円の収益向上につながることが多いです。
業務システム導入のステップ
では、実際に業務システムの改善に取り組む場合、どのようなステップを踏むべきでしょうか。
ステップ1：現状の業務分析（2～3週間）
まず、現在の業務プロセスを詳細に把握します。
- 「支援記録作成」に月間何時間費やしているか？
- 「出退勤管理」に月間何時間費やしているか？
- 「請求処理」に月間何時間費やしているか？
- 各業務における「エラーの頻度」は？
この分析により、「改善による経営効果」を事前に推定することができます。
ステップ2：システムの選定（2～4週間）
市場に存在する「業務システム」の中から、貴施設に最適なものを選定します。
選定基準：
- 「放課後等デイサービス・児童発達支援に対応」しているか
- 「利用者数・スタッフ数」に対応しているか
- 「導入コスト」が予算内か
- 「サポート体制」が充実しているか
ステップ3：導入計画の策定（1～2週間）
導入スケジュール、スタッフ教育の方法、移行計画などを、詳細に策定します。
特に、「既存データ（利用者情報など）をシステムに移行する方法」を決定することが重要です。
ステップ4：スタッフへの説明・研修（1～2週間）
新しいシステムについて、スタッフに説明し、使用方法を研修します。
この段階での「丁寧な説明」により、スタッフの「抵抗感」を軽減し、スムーズな導入が可能になります。
ステップ5：パイロット運用（1～2ヶ月）
新しいシステムを試行運用し、実際に機能するか、改善すべき点はないかを検証します。
この期間、スタッフからのフィードバックを積極的に吸い上げることが重要です。
ステップ6：本格運用と定着化（3ヶ月以降）
改善を加えた上で、システムの本格運用を開始します。
定期的に「使用状況」「業務時間の削減状況」を確認し、さらなる改善の機会を探ります。
投資対効果の算出方法
では、業務システム導入の「投資対効果」を、具体的にどのように算出するのでしょうか。
計算式
年間経営改善効果 – 年間システムコスト = 投資対効果
計算例
施設の月間利用者数：25名、スタッフ数：6名
現状の業務時間：
- 支援記録作成：月間90時間
- 出退勤管理：月間12時間
- 請求処理：月間24時間
- 合計：月間126時間
システム導入後の業務時間：
- 支援記録入力：月間25時間
- 出退勤管理：月間2時間
- 請求処理：月間3時間
- 合計：月間30時間
削減できた業務時間：月間96時間
時給2,000円で換算：月間192,000円 × 12ヶ月 = 年間2,304,000円
その他の効果：
- 請求ミス削減による返納金削減：年間50万円
- スタッフ離職率低下による採用コス削減：年間30万円
- 新規プログラム開発による収益増加：年間100万円
年間経営改善効果：合計4,184,000円
システムの年間コスト：
- クラウドシステム費：月間15,000円 × 12 = 180,000円
- タブレット購入・メンテナンス費：年間50,000円
- 研修・サポート費：年間50,000円
- 合計：年間280,000円
投資対効果：4,184,000円 – 280,000円 = 3,904,000円（年間）
回収期間：約1ヶ月で初期投資を回収可能
業務システム導入のチェックリスト
貴施設で業務システムの改善が必要か、以下のチェックリストで確認してみてください。
支援記録について
- □ 支援記録を「手書き」で作成しているか？
- □ スタッフが、月間10時間以上、支援記録作成に費やしているか？
- □ 支援記録の「記入漏れ」「誤記」が月1件以上発生するか？
- □ 保護者への月間報告が「月末近く」に行われるか？
出退勤管理について
- □ 利用者の出退勤を「Excelの手入力」で管理しているか？
- □ 出退勤の入力ミスが、月1件以上発生するか？
- □ 利用時間の計算を「スタッフが手動」で行っているか？
請求処理について
- □ 請求額の計算を「Excelの手計算」で行っているか？
- □ 請求ミス（返納金）が、月1件以上発生するか？
- □ 請求処理に「月間20時間以上」費やしているか？
経営判断について
- □ 「月間利用者数」「利用率」などの経営指標を「月末に把握」しているか？
- □ 経営判断に必要なデータを「手動で集計」しているか？
- □ 「リアルタイムで経営状況を把握」できていないか？
スタッフについて
- □ スタッフの残業時間が「月間20時間以上」か？
- □ スタッフから「業務が多い」という意見が出ているか？
- □ スタッフの離職率が「業界平均（30～40%）以上」か？
これらのチェック項目で、「はい」が5個以上の場合、業務システムの改善が強く推奨されます。
業務システム導入の注意点
業務システムの導入には、いくつかの注意点があります。
注意点1：「万能ではない」という認識を持つ
業務システムの導入により、業務時間が大幅に削減され、経営効果が生じることは事実です。
しかし、「システムを導入すれば、すべてが改善される」という過度な期待を持つべきではありません。
システムは「ツール」に過ぎず、それを「どのように使いこなすか」は、組織の工夫によって決まるのです。
注意点2：導入時の「抵抗」を予想し、対応する
新しいシステムの導入に対して、スタッフが「抵抗」を示すことは珍しくありません。
「今までのやり方の方が簡単」「新しいシステムを覚えるのが面倒」といった心理が生じるためです。
この抵抗を軽減するために、導入前の「丁寧な説明」と導入時の「手厚い研修」が重要です。
注意点3：既存データの移行に時間がかかる可能性
既存の利用者情報などを、新しいシステムに移行する際に、想定以上に時間がかかることがあります。
事前に「データ移行の工数」を把握し、計画に組み込むことが重要です。
業務システム導入は、戦略的なコンサルティングから
ここまでご説明してきた通り、業務システムの老朽化・非効率さが生み出す「隠れた経営損失」は、実は非常に大きいのです。
月単位では数十万円、年単位では数百万円にも達することがあります。
そしてその損失は「目に見えない形」で発生しているため、多くの施設長が気づいていないのです。
しかし実際には、業務システムの改善により、以下のような効果が期待できます。
- スタッフの業務時間が30～50%削減される
- データエラーがほぼ0に近づき、返納金が減少する
- スタッフのモチベーションが向上し、離職率が低下する
- 経営データがリアルタイムで得られるようになり、経営判断の質が向上する
投資対効果も大きく、多くの場合、導入から数ヶ月で初期投資を回収できます。
カスタムメイドエコルドのコンサルティングでは、業務システムの導入・改善に特化した支援を行っています。
- 現在の業務プロセスの詳細分析
- 改善による経営効果の事前推定
- システム選定・導入計画の策定
- スタッフ研修・サポート
- 導入後の効果測定と継続的な改善
業務システムの導入は、施設の経営を根本的に改善する、重要な投資です。
貴施設の業務システムについて、専門家の視点から改善策を検討してみませんか？まずは無料相談からお気軽にお問い合わせください。
