放課後等デイサービスや児童発達支援の施設経営において、「新規利用者をどのように獲得するか」は、経営的に最も重要な課題の一つです。
多くの施設長は、チラシ配布やウェブサイト、SNSといった「直接的なマーケティング活動」に力を入れています。しかし、実際には「最も効率的で、費用対効果が高い新規利用者獲得ルート」が、別の場所に存在することを見落としている施設が少なくありません。
それが、「学校」と「福祉事務所」との連携です。
学校の教員や福祉事務所の相談員は、毎日、支援の必要な児童や保護者と関わっています。彼らは「どの児童が、どのような支援を必要としているか」を最も正確に把握している「情報の最前線」にいるのです。
しかし、多くの施設は、こうした「情報の最前線」との関係構築を十分に行っていません。その結果、せっかくの新規利用者獲得機会を取りこぼし、多くの潜在顧客に「認知されない」という状況に陥っているのです。
本記事では、学校・福祉事務所との連携がなぜ重要なのか、連携不足により何が起きるのか、そして成功している施設はどのような工夫を行っているのかについて、具体的に解説します。
目次
学校・福祉事務所が持つ「情報」の価値
学校と福祉事務所の役割を理解することが、連携の重要性を認識する第一歩です。
学校が保有している情報
小学校や中学校の教員は、日々、児童の学習状況、行動特性、対人スキル、家庭環境などを、最も詳しく観察しています。
特に、支援が必要な児童については、以下のような情報を蓄積しています。
- 学習支援が必要な児童：「どの教科で、どの程度のサポートが必要か」
- 発達支援が必要な児童：「どのような発達課題があり、どのような支援が有効か」
- 対人関係に課題のある児童：「どのような対人スキルを習得する必要があるか」
- 家庭支援が必要な児童：「保護者がどのような相談を必要としているか」
この「実践的で詳細な情報」は、施設側が独自に集めることが難しいものです。
福祉事務所が保有している情報
福祉事務所の相談員は、地域の児童発達支援・放課後等デイサービスのニーズを、最も広く把握しています。
具体的には、以下のような情報を保有しています。
- 地域における「支援ニーズの種類と規模」
- 「どの施設が、どのような支援をしているか」の把握
- 保護者からの相談における「利用施設の希望」
- 他施設では対応できていない「支援のニーズ」
言わば、福祉事務所は「地域における支援需要と供給のマッチング役」であり、「新規施設の情報源」でもあるわけです。
連携不足で生じる現象
では、学校・福祉事務所との連携が不足している施設では、どのような問題が生じるのでしょうか。
新規利用者の認知度が低い
学校の教員や福祉事務所の相談員との関係がなければ、保護者が「支援の相談」をした際に、「この施設を検討してみては？」という推薦を受けません。
その結果、施設は「保護者からの認知」という最前線をすり抜けられ、新規利用者獲得機会を失うのです。
潜在顧客の情報が入手できない
学校や福祉事務所との連携がなければ、「どのような支援ニーズが地域に存在するのか」を把握することができません。
その結果、施設の「支援メニュー」が、地域の実際のニーズとズレることもあり、新規利用者獲得が困難になるのです。
支援の質に対する信頼が構築されない
学校の教員や福祉事務所の相談員からの「推薦」には、強い信頼感があります。一方、施設が独自に行うマーケティングだけでは、その信頼度には及びません。
つまり、連携がなければ「施設からの一方的な発信」に終わり、「第三者からの推薦」という、最も説得力のある獲得ルートを失うのです。
実際に生じた事例
では、学校・福祉事務所との連携の有無により、実際にどのような違いが生じるのか、具体的な事例で見てみましょう。
事例1：連携がない施設での新規利用者獲得の困難
連携不足による利用者獲得課題の実践的事例を構築した。
学校・福祉事務所との連携がない施設での課題を示す事例を作成する必要があります。
以下の要素を含めるべきです：
- 新規利用者獲得が困難になっている状況
- その理由が連携不足にあることの気づき
- 失敗の具体的な理由
- 結果として何が起きたか
わかりやすく、実践的な事例にします。
状況
児童発達支援施設A。開設当初から、チラシ配布やウェブサイト、SNSを活用した積極的なマーケティング活動を行っていました。
月間の広告費も50万円程度をかけており、「これだけ広告投資をしていれば、新規利用者は確保できるはず」と考えていました。
しかし、現実は異なっていました。月間の見学者数は5～6名程度に留まり、その中から実際に申し込みに至るのは、1～2名程度だけでした。
一方、隣町の別の施設（B施設）は、あまりマーケティング活動をしていないにもかかわらず、月間見学者数が15～20名程度で、新規申し込みも5～6名程度だと聞きました。
「何が違うのか」と思い、地元の小学校の教員や福祉事務所の相談員に聞いてみたところ、驚くべき回答が返ってきました。
「申し訳ありませんが、A施設さんとは、まだお付き合いがないので、どういった支援をしているか詳しく知りません。一方、B施設さんは、学校にも足を運んでくれるし、定期的に『実績報告書』も持ってきてくれるので、我々も保護者の相談があった時に、自信を持って推薦できるんです」
対応の失敗点
- 学校・福祉事務所との「関係構築」を、マーケティング活動の対象外と考えていた
- 「広告投資をすれば、新規利用者は自動的に獲得できる」という誤った認識を持っていた
- 学校訪問や福祉事務所との定期的な接触を、後回しにしていた
結果
翌年から、学校訪問と福祉事務所との連携を強化したところ、月間見学者数が徐々に増加。1年後には月間見学者数が15名程度まで増加し、新規申し込み率も向上しました。
実は、「B施設が優れたマーケティングをしていたのではなく、最も効率的な獲得ルート（学校・福祉事務所からの推薦）を確保していた」ということに気づいたのです。
教訓
新規利用者獲得において、「学校・福祉事務所からの推薦」は、チラシやウェブサイトより、はるかに効率的で説得力のあるルートです。
事例2：連携を強化した施設での新規利用者の安定確保
状況
放課後等デイサービスB。施設開設から2年経過していたものの、新規利用者の獲得が伸び悩んでいました。
施設長が「新規利用者獲得の課題は、学校・福祉事務所との連携不足にあるのではないか」と気づき、本格的な連携強化に取り組むことにしました。
具体的には、以下のような施策を実施しました。
学校訪問の体系化
月1回の定期的な学校訪問を開始。その際、以下のような活動を行いました。
- 当施設の「支援内容」「支援実績」「利用者の成長事例」を資料で提示
- 学校教員から「現在、支援が必要な児童」についての相談を受ける
- 「学校での様子と、施設での様子の違い」について情報交換
福祉事務所との定期連携
月1回、福祉事務所を訪問し、以下のような活動を行いました。
- 「施設での支援実績」「利用者の成長状況」をレポート形式で提示
- 相談員が対応している「未対応の支援ニーズ」について相談
- 「地域における支援需要の変化」について情報取得
学校への「実績報告書」定期送付
3ヶ月ごとに、「当施設利用者の成長実績」「支援メニューの追加・変更」を記載した「実績報告書」を、学校に送付。
この報告書により、学校教員が「当施設の支援の実績」を目で見ることができ、信頼度が向上しました。
結果
連携強化から3ヶ月後、学校の教員から「お子さんの支援について、B施設さんに相談してみてはいかがでしょうか」という推薦を受ける保護者が、明らかに増加し始めました。
月間新規申し込み数が、月2～3件から月5～6件に増加し、安定的な新規利用者の確保が実現されました。
さらに、これらの「推薦経由」での利用者は、「学校からの推薦」という背景があるため、保護者の「期待値」が適切に設定されており、利用者満足度も高いとのことでした。
事例3：地域の「情報ハブ」としての立場を確保した施設
状況
児童発達支援施設C。施設開設初期から「学校・福祉事務所との連携」を重視し、以下のような施策に取り組んでいました。
地域の支援機関との定期的なネットワーク会議
月1回、学校の教員、福祉事務所の相談員、医療機関、他の支援施設などと、「地域の支援ニーズ」について情報交換する会議を主催。
この会議を通じて、C施設が「地域における支援情報のハブ」としての立場を確保していったのです。
「支援マッチング」機能の提供
「どの児童に、どのような支援が必要か」について、学校や福祉事務所から相談を受けた際に、C施設は「最も適切な支援機関を紹介する」という役割を果たしていました。
これは、「利用者を自施設に集約する」のではなく、「地域の支援ニーズを最適にマッチングさせる」という、より広い視点から行われていました。
結果
このアプローチにより、C施設は「地域における信頼の厚い支援機関」として認識されるようになりました。
その結果、以下のような効果が生じました。
- 学校・福祉事務所からの推薦により、安定的に新規利用者が獲得できる
- 他機関から「相談」を受けることで、地域のニーズを把握でき、施設の「支援メニュー」が常に最適化される
- 「地域のために貢献している施設」というブランドイメージが確立され、新規採用時の求職者からの評判も上がる
学校・福祉事務所との連携メカニズム
では、なぜ学校・福祉事務所との連携が、これほどまでに新規利用者獲得に直結するのでしょうか。その仕組みを理解することが重要です。
情報の非対称性の解消
保護者が「支援施設を探している」状況では、どの施設が、どのような支援を提供しているのか、十分に情報を持っていません。
一方、学校教員や福祉事務所の相談員は、地域の支援施設についての情報を、比較的詳しく持っています。
つまり、「情報を必要とする保護者」と「情報を持つ学校・福祉事務所」を結ぶルートが確立されれば、効率的なマッチングが起きるのです。
第三者からの推薦による信頼効果
保護者が、施設のウェブサイトやチラシから施設を知る場合、「施設自身による一方的な発信」という感覚を持ちます。
一方、「学校の先生が推薦してくれた」「福祉事務所の相談員が推薦してくれた」という場合、「第三者からの信頼できる推薦」という認識を持ちます。
この「第三者からの推薦」という要素が、保護者の「申し込み決定」を強く促進するのです。
双方向の情報交換による関係強化
学校訪問や福祉事務所との連携を通じて、施設側は「地域の支援ニーズ」についての情報を得ることができます。
同時に、学校・福祉事務所は「施設の支援実績」について情報を得ることができます。
この双方向の情報交換が、関係の深化につながり、より積極的な推薦・紹介につながるのです。
学校・福祉事務所との連携を具体的に進める方法
では、実際に学校・福祉事務所との連携を具体的に進める場合、どのような方法があるでしょうか。
方法1：学校訪問の体系化と定期化
訪問の目的の明確化
学校訪問を行う際の「目的」を明確にすることが重要です。
目的なく訪問すると、学校側に「営業に来た」という印象を与えてしまいます。
一方、「以下の目的で訪問します」と明確に示すことで、学校側も「有意義な訪問」として受け入れやすくなります。
訪問時の具体的な目的例
- 「現在、当施設を利用している児童について、学校での様子をお聞かせいただきたい」
- 「当施設の支援実績について、ご報告したい」
- 「現在、支援が必要な児童について、当施設で対応可能な支援メニューについて、ご相談させていただきたい」
訪問頻度の設定
月1回程度の定期訪問が、関係構築に効果的です。
隔月や不定期訪問では、学校側の「当施設への認識」が薄れてしまうため、「月1回」という定期性が重要です。
訪問時の準備物
以下のような資料を持参することで、学校側の「当施設についての理解」が深まります。
- 「施設のパンフレット・リーフレット」
- 「支援実績の事例集」（個人情報に配慮しつつ、具体的な成長事例を提示）
- 「支援メニューの一覧」
- 「最近の施設での取り組み」についての資料
方法2：福祉事務所との定期連携
相談員との関係構築
福祉事務所の相談員は、「地域における支援ニーズの最前線」に位置しています。
月1回程度、福祉事務所を訪問し、相談員と以下のような情報交換を行うことが重要です。
- 「現在、地域でどのような支援ニーズが存在するか」
- 「当施設で対応可能な支援メニューはあるか」
- 「地域の支援機関で不足している支援はあるか」
提供するべき情報
福祉事務所の相談員に対して、以下のような情報を定期的に提供することで、相談員が「推薦する際の材料」が充実します。
- 「最近の利用者の成長事例」
- 「新しく追加した支援メニュー」
- 「利用可能な定員と待機状況」
方法3：「実績報告書」の定期送付
学校や福祉事務所に対して、以下のような内容の「実績報告書」を、3ヶ月ごとに送付することが有効です。
実績報告書の構成
1. 施設全体の支援実績概要
月間の「利用者数」「支援時間数」「新規利用者数」などの基本統計
2. 利用者の成長事例（個人情報に配慮しつつ）
「〇〇君の場合、△△という支援により、以下のような成長が見られました」という具体的な事例
3. 新しい支援メニュー・プログラムの紹介
最近追加した支援内容や、改善した支援方法について
4. 地域との連携状況
「学校との連携により、〇〇という支援の効果が向上した」というような、連携による相乗効果の事例
5. 次期の重点取り組み
「今後、このような支援メニューを強化する予定です」という、施設の進化の方向性
このような報告書を通じて、学校・福祉事務所は「当施設の信頼できる支援実績」を確認でき、推薦のハードルが大幅に低下するのです。
方法4：地域のネットワーク構築
支援機関との定期的な情報交換会の開催
月1回程度、地域の支援機関（学校、福祉事務所、他の支援施設、医療機関など）が一堂に会する「情報交換会」を開催することで、施設が「地域における情報のハブ」としての立場を確保することができます。
この会議を通じて、以下のような効果が生じます。
- 「地域の支援ニーズ」を包括的に把握できる
- 「施設が地域のために貢献している」というブランドイメージを確立できる
- 他機関からの「推薦」が自動的に増加する
方法5：学校・福祉事務所との「カスタマイズ支援」
学校や福祉事務所から「このような支援ニーズがある」という相談を受けた際に、「当施設で対応できるか」を迅速に検討し、必要に応じて「カスタマイズされた支援メニュー」を提案することが、関係強化につながります。
例えば：
- 「不登校傾向のある児童への支援」
- 「学習支援と対人スキル向上の両立」
- 「特定の障害特性に対応した支援」
といったニーズに対して、「当施設で対応可能です」と即答できれば、学校・福祉事務所からの信頼度が大幅に向上するのです。
連携強化による経営効果
学校・福祉事務所との連携を強化することで、実際にはどのような経営効果が期待できるでしょうか。
効果1：新規利用者獲得コストの削減
学校・福祉事務所からの推薦により新規利用者が獲得できれば、チラシやウェブサイトでの広告投資を削減することができます。
統計的には、学校・福祉事務所からの推薦経由の新規利用者は、チラシ経由と比較して、「獲得コストが1/3程度」に低下するケースが多いです。
効果2：利用者の質的向上
学校・福祉事務所からの推薦で利用を開始した利用者は、「施設の支援についての期待値が適切に設定されている」ため、利用者満足度が高いという特徴があります。
結果として、利用者定着率が向上し、利用期間が長期化する傾向があります。
効果3：支援内容の最適化
学校・福祉事務所との定期的な情報交換を通じて、「地域の支援ニーズ」を把握することができます。
この情報を活用することで、施設の「支援メニュー」が常に「地域のニーズ」に合致した状態を維持でき、支援の質が向上します。
効果4：採用活動の容易化
「地域における信頼の厚い支援機関」というブランドイメージが確立されると、新規採用時に「この施設で働きたい」という求職者からの応募が増加します。
結果として、採用活動にかかる手間やコストが削減されます。
連携構築のステップ
では、実際に学校・福祉事務所との連携を構築する場合、どのようなステップを踏むべきでしょうか。
ステップ1：対象機関の選定（1週間）
最初に「どの学校」「どの福祉事務所」との連携を優先すべきかを決定します。
優先基準：
- 地域における利用者数が多いエリア
- 支援ニーズが高い学年・学校
- 現在の利用者が通学している学校
ステップ2：初回訪問の準備（1～2週間）
初回訪問での「印象」が、その後の関係構築を大きく左右します。
準備物の整備、訪問目的の明確化、訪問者の選定（施設長や実績を持つスタッフが望ましい）などを進めます。
ステップ3：初回訪問の実施（1ヶ月以内）
「このような支援をしています」という紹介を行い、学校・福祉事務所との関係の入り口を開きます。
この時点では「営業」ではなく「情報提供」という姿勢が重要です。
ステップ4：定期訪問の開始（2ヶ月目以降）
月1回程度の定期訪問を開始し、関係を深化させます。
毎回、「施設の最新情報」「利用者の成長事例」などを持参し、学校・福祉事務所の「当施設への理解」を深めていきます。
ステップ5：双方向の情報交換化（3ヶ月以降）
訪問が一方的な「情報提供」から、双方向の「情報交換」に転換していく段階です。
学校・福祉事務所からの「支援ニーズに関する相談」を受け始め、施設の「対応可能性」を提示するようになります。
ステップ6：関係の制度化（6ヶ月以降）
月1回の定期訪問が「習慣」となり、学校・福祉事務所が「当施設からの定期訪問」を当たり前のものとして受け入れるようになる段階です。
この段階では、推薦・紹介が自動的に増加し、新規利用者の安定的な獲得が実現されているはずです。
連携強化のチェックリスト
貴施設の学校・福祉事務所との連携状況を、以下のチェックリストで確認してみてください。
学校との関係について
- □ 月1回以上、学校を訪問しているか？
- □ 現在の利用者が通学している学校との連携が取れているか？
- □ 学校の教員から「推薦」を受けて、利用を開始した利用者があるか？
- □ 学校に「施設の実績報告書」を定期的に提供しているか？
福祉事務所との関係について
- □ 月1回以上、福祉事務所を訪問しているか？
- □ 福祉事務所の相談員と「定期的な情報交換」ができているか？
- □ 福祉事務所からの「推薦」により、利用者が獲得できているか？
- □ 福祉事務所に「施設の支援メニュー」について詳しく説明したことがあるか？
地域ネットワークについて
- □ 複数の支援機関との「定期的な情報交換」を行っているか？
- □ 「地域の支援ニーズ」についての情報を、定期的に得ているか？
- □ 他機関から「相談」を受けることがあるか？
これらのチェック項目で、「いいえ」が3個以上の場合、学校・福祉事務所との連携強化が推奨されます。
学校・福祉事務所との連携強化は、戦略的なコンサルティングから
ここまでご説明してきた通り、「学校・福祉事務所との連携」は、新規利用者獲得における、最も効率的で説得力のあるルートです。
しかし実際には、多くの施設長は「忙しくて、訪問する時間がない」「どのように関係を構築すればよいか分からない」という理由により、この重要な活動を後回しにしてしまっています。
その結果、「チラシやウェブサイトへの広告投資」に頼りながらも、新規利用者獲得が伸び悩むという、非効率な状況に陥っているのです。
実は、「学校・福祉事務所との連携」の構築は、決して難しくありません。「何をすべきか」を明確にし、「継続的に実行する」という仕組みを作れば、比較的容易に関係が構築でき、その効果が現れます。
カスタムメイドエコルドのコンサルティングでは、学校・福祉事務所との連携構築に特化した支援を行っています。
- 地域の学校・福祉事務所の「情報マップ」の作成
- 訪問計画の策定と定期訪問の仕組み化
- 実績報告書のテンプレート設計と作成支援
- 学校・福祉事務所との「面談ガイド」の作成
- 地域ネットワーク構築の支援
学校・福祉事務所との連携は、「短期的な営業活動」ではなく、「長期的な信頼関係の構築」です。この信頼関係が一度確立されれば、安定的で継続的な新規利用者獲得が実現され、施設の経営基盤が大きく安定化します。
貴施設の学校・福祉事務所との連携について、専門家の視点から構築戦略を検討してみませんか？まずは無料相談からお気軽にお問い合わせください。
